「ＰＤＣＡサイクル」の効果を高める方法！

どんな業種であっても「ＰＤＣＡをまわしていこう！」という話が出てくると思います。
このＰＤＣＡって何？どんな行為のことを言うの？という基礎的なところから説明していきます。実際に業務を行っている中では当たり前になり、今、ＰＤＣＡのどこにいるのかを忘れて何をすべきかに迷うこともあります。

ＰＤＣＡの概念を知ることで、何のためにどのような動きをするのかを自然と身につけるように説明していきます。

また、ＰＤＣＡサイクル自体を組織内で高める方法について説明していきます。

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「ＰＤＣＡサイクル」って何？

企業が行う様々な活動をＰｌａｎ（計画）、Ｄｏ（実行）、Ｃｈｅｃｋ（評価）、Ａｃｔ（改善）という観点から管理するフレームワークです。ＰＤＣＡは、会社全体の経営計画や事業計画から、個人の業務計画や目標管理まで幅広い場面で活用できます。

ＰＤＣＡは、組織のあらゆる場面で応用可能なフレームワークであり、効果が出やすいものです。

PDCAの各役割

Ｐｌａｎ：計画
目標を設定して、それを具体的な行動に落とし込みます。

Ｄｏ：実行
たてた計画を踏まえて、具体的な行動をおこないます。

Ｃｈｅｃｋ：評価
成果を測定・評価し、課題を洗い出します。

Ａｃｔ：改善
必要に応じて修正・改善していきます。

PDCAサイクル

ＰＤＣＡは、一度おこなって終わることはほとんどありません。なぜなら、ＰＤＣＡは改善を次の行動に活かすことで、その意味が出てくるからです。

一方で、ＰＤＣＡの内、Ｐｌａｎ　とＤｏだけで終わってしまうことも多々あります。その原因は、組織での資源にあります。経営資源としてＰｌａｎとＤｏにはカネ・ヒト・モノを投入するものの、ＣｈｅｃｋとＡｃｔには積極的に動こうとする会社は少ない為です。

しかし、このＣｈｅｃｋとＡｃｔをおこなわずに次のＰｌａｎをたてても、前回の過ちを繰り返すのみで、良い結果が出にくくなります。目には見えにくい成果ではあるものの、ＣｈｅｃｋとＡｃｔを含めたＰＤＣＡサイクルを確実におこなうことで、中長期的な利益に繋がることを理解しておきましょう。

効果を高めるPDCA

組織の中でまわすＰＤＣＡは、個人や各部だけでまわしても効果がでません。組織の中でＰＤＣＡをまわす場合、組織上位でのＰＤＣＡは下位のＰＤＣＡによって成り立っています。つまり、現場である個人のＰＤＣＡによって、効果を出すことで、チームとして成果となり、その成果がグループ、部へと寄与していくのです。

これは、逆も同じで、部のＰＤＣＡの結果によって次の各グループのＰＤＣＡへ目標や行動指標へと降り、チーム、個人へおりていきます。

この成果を出すためには、個々の力を高めること、新人を育てることも成果に繋がってくるのです。

ここでは上下での関係をみてきましたが、時間軸でも同様のことが言えます。
長期的、短期的それぞれのＰＤＣＡがあり、長期的な目標に対して短期的なＰＤＣＡに取り組んでいきます。

あらゆるレベルにおいて、ＰＤＣＡの整合性を保つことが重要となります。

ＰＤＣＡのコツ

ＰＤＣＡを実施する上で気をつけるべき点、コツについて見ていきます。
まずは、適切なＰｌａｎ（計画）を立てることが重要です。目標の難易度が高すぎると、組織やメンバーのモチベーションが高まらず、Ｃｈｅｃｋ（評価）やＡｃｔ（改善）のするまでに至らない場合があります。逆に目標に対して目標の難易度が低い場合は、メンバーのスキルや業績が上がりません。

あえて少し高めの目標設定をしながら、実現可能な計画が必要です。

ＰＤＣＡをしっかりまわすためには、計画の達成度を測る必要があります。
適切なＫＰＩ（定量的な評価指標）を設定しつつ、ＫＰＩは外部環境や業界特性、戦略などにより変わることを理解して進めましょう。また、Ｃｈｅｃｋとして、ＫＰＩが達成できているかを一定期間で見極める必要があります。

ＫＰＩを置くことで、戦略の進捗状況を正確に測定することが重要です。

メーカーでの経験を通じて

メーカーでは、会社の売上げ、利益目標が各部署に降りてきます。
その際、営業、企画、開発、調達部に降りてくる目標は新製品と既存品に分けて設定していき、各部で新規営業での契約獲得件数は何件を目標にするか、既存品ではどうか。企画も新製品の企画テーマを何件立案するか。その内、開発は何件実現するか。調達部は目標利益をどの程度とおくか、既存品のコスト削減をどの程度達成するのかという形です。

上段の目標設定が無謀であったり、どこかのセクションで目標の意図や整合性が取れていなかったりすると全体での目標達成はできなくなります。また、よくあることですが、自部門の目標は達成しているのに、会社成績が良くない。などは環境変化や期中での戦略に変化があった場合なども同様です。

最も大事なのが、整合性であると感じます。
各部でＰＤＣＡがうまくまわせていたとしても、歯車がかみ合っていなければ会社の結果にはつながりません。

大黄な組織、大きな企業になればなるほど、このかみ合わない現象は多発していきます。ここを上手く回せるかは、管理職次第と感じます。